KI-Integration für schnellere Antworten im Vertrieb
Mit einer intelligenten KI-Schicht über dem ERP helfen wir dem Möbelvertrieb, schneller Entscheidungen zu treffen und Kunden besser zu bedienen.
Das Unternehmen
Ein Möbelhersteller mit umfangreichem Sortiment und individuellen Kundenanforderungen suchte nach einer Lösung, um seine Vertriebsprozesse effizienter zu gestalten – und gleichzeitig die Vorteile künstlicher Intelligenz (KI) nutzen zu können ohne umfangreiche System-Ersetzungen oder Datenrisiken.
Das Dilemma: Das bestehende ERP-System enthält die relevanten Informationen, hat aber keine modernen Schnittstellen und ist nicht darauf ausgelegt, KI-Funktionalität zu integrieren. Genau hier setzte unsere Aufgabe an – mit einem intelligenten Ansatz, der KI draufsetzt statt neu baut und dabei die Datenhoheit vollständig wahrt.
Die Ausgangssituation
Täglich erreichen den Service Anfragen von Möbelhäusern und Endkunden. „Wann wird geliefert?“ oder „Können wir Modell X so produzieren?“. Die Antworten liegen zwar im ERP, müssen aber mühsam über verschiedene Masken (Stücklisten, Lagerbestände, Produktionspläne) zusammengesucht werden.
Der Möbelhersteller sah sich mit folgenden Problemen konfrontiert:
- Fragmentierte Antworten aus dem ERP: Fragen wie „Wann wird geliefert?“ oder „Kann Modell X so produziert werden?“ erforderten zeitintensive Recherche in verschiedenen Datenbanken und Masken.
- Wissensverlust durch Personalwechsel: erfahrenes Wissen ging verloren, was die Bearbeitungszeit für Anfragen weiter erhöhte.
- Unzufriedene Kunden: Lange Reaktionszeiten im Vertrieb wirkten sich direkt auf die Servicequalität aus.
Das Unternehmen wollte KI-Unterstützung nutzen, sah sich aber durch die technische Limitation des vorhandenen ERP-Systems blockiert.
Die Lösung: Intelligentes KI-Overlay auf dem bestehenden ERP
Unsere Antwort war kein Ersatz des ERP, sondern ein smartes Overlay – eine KI-gestützte Schicht, die darüber gelegt wird und die Stärke der vorhandenen Daten nutzt.
KI-Assistenz, die versteht und unterstützt
Ein KI-Assistent, basierend auf modernen Sprach- und Kontextmodellen, beantwortet Fragen in natürlicher Sprache, fasst auftragsbezogene Informationen zusammen und liefert proaktive Empfehlungen.
Tiefe Verbindung zu bestehenden Daten
Obwohl das ERP keine Standard-Schnittstellen hatte, entwickelten wir eine sichere, direkte Anbindung, damit KI und Automatisierung Zugriff auf Aufträge, Lagerbestände und Kundeninformationen bekommen – ohne die Daten zu verlassen oder zu duplizieren.
Automatisierte Workflows statt manueller Schritte
Hintergrundprozesse, wie automatische Benachrichtigungen bei Terminverschiebungen oder proaktive Kundenhinweise, laufen selbstständig und entlasten die Mitarbeiter.
Keine Datenflucht, kein externer Zugriff
Die KI arbeitet ausschließlich innerhalb der unternehmenseigenen Infrastruktur – sensible Daten verlassen das Unternehmen nicht, und die Zugriffe sind klar definiert und kontrolliert.
Dashboard Übersicht mit intelligenten Alternativen bei Lieferengpässen
Greift die KI auf die Stammdaten zu, erkennt sie Lieferschwierigkeiten sofort. Wenn eine bestimmte Lackierung oder ein Material aktuell lange Lieferzeiten hat, schlägt die KI dem Vertrieb direkt verfügbare Alternativen vor. So kann der Kunde sofort entscheiden: Warten oder auf eine schnell lieferbare Variante wechseln?
Auftragsübersicht mit Echtzeit-Status
Der Vertrieb erhält sofort belastbare Antworten zum aktuellen Stand der Produktion.
Proaktiver KI-Agent
Das System arbeitet auch im Hintergrund. Sobald sich ein Liefertermin im ERP verschiebt, informiert die KI den zuständigen Vertriebsmitarbeiter automatisch per E-Mail. Dieser kann den Kunden aktiv informieren, bevor dieser selbst nachfragen muss.
Ergebnis
Dieses Projekt zeigt: Die wirkliche Stärke von KI liegt in der Anbindung an die Kernsysteme. Erst durch den Zugriff auf das ERP wird aus einer Spielerei ein echtes Business-Werkzeug, das den Service nachhaltig verbessert.
Technologie
Unsere Lösung kombiniert moderne Web-Technologie und KI-Intelligenz, ohne das bestehende ERP zu ersetzen:
- Intelligentes Web-Cockpit: Eine browserbasierte Oberfläche basierend auf React bündelt Daten und liefert auf einen Blick alle relevanten Informationen.
- KI-Assistent: Nutzt Sprach- und Kontextintelligenz (hier GPT) zur Interpretation von Fragen und liefert verständliche Antworten - individuell orchestriert.
- Automatisierte Prozesse: Hintergrund-Abläufe übernehmen Routineaufgaben und sorgen für Echtzeit-Updates - orchestriert mit n8n.
- Sichere ERP-Anbindung: Wir verbinden das bestehende System so, dass nur genau definierte, autorisierte Daten genutzt werden – ohne externe Datenzugriffe.
- Cloud-Backend & Datenmanagement: Nutzung der vorhandenen IT-Infrastruktur für Echtzeit-Daten und sichere Nutzerverwaltung.