PPWR-Konform mit KI: SPEICK verbindet ERP und Dokumente
Wie SPEICK vorhandene Daten, bestehende Systeme und KI zu einem durchgängigen PPWR-Prozess verbindet – ohne zusätzliche isolierte Softwareplattform.
Das Unternehmen
SPEICK Naturkosmetik zählt zu den Pionieren der deutschen Naturkosmetikbranche. Seit fast 100 Jahren steht das Familienunternehmen für verantwortungsvolles Wirtschaften und hohe Qualitätsstandards. Am Standort Leinfelden-Echterdingen entwickelt und produziert SPEICK zertifizierte Naturkosmetik für die Haut-, Haar- und Körperpflege und vertreibt sie im In- und Ausland.
Die Ausgangssituation
Die europäische Verpackungsverordnung PPWR stellt Unternehmen vor die Aufgabe, Verpackungsdaten und Lieferantennachweise vollständig, nachvollziehbar und effizient zu verwalten. Auch SPEICK musste für rund 300 Verpackungsfälle die erforderlichen Informationen zusammenführen und für die Erstellung der Konformitätserklärungen aufbereiten. Dabei sollte keine zusätzliche Softwareplattform mit paralleler Datenpflege entstehen.
Gute Daten als Grundlage für eine schnelle Umsetzung
Das Projekt begann nicht bei null. Lieferantendokumente waren bereits strukturiert abgelegt, erste relevante Werte erfasst und die Stammdaten im ERP-System sorgfältig gepflegt.
Die Aufgabe bestand deshalb darin, vorhandene Informationen intelligent zusammenzuführen, fehlende Angaben gezielt zu ergänzen und den Prozess bis zur Konformitätserklärung durchgängig abzubilden.
Die Lösung: KI dort einsetzen, wo sie Arbeit abnimmt
In den Lieferantendokumenten stecken zahlreiche Informationen, die für die PPWR benötigt werden. Diese Dokumente unterscheiden sich allerdings in Aufbau, Darstellung und Detailtiefe.
Hier übernimmt heute die gemeinsam entwickelte KI-Lösung einen wesentlichen Teil der Arbeit.
Informationen extrahieren und Quellen belegen
Die Anwendung identifiziert relevante Angaben in den Lieferantendokumenten und überträgt sie in die PPWR-Datenbank. Jeder Wert bleibt mit seiner Fundstelle im Originaldokument verknüpft. So können Mitarbeitende die Herkunft unmittelbar prüfen.
Datenlücken ergänzen und Widersprüche aufdecken
In der Weboberfläche lässt sich auf einen Blick erkennen, welche Werte von der KI erfasst und welche bereits fachlich geprüft und freigegeben wurden. Da dieser eine Datenbank zugrunde liegt, lassen sich die Verpackungsfälle außerdem filtern, sortieren und gezielt bearbeiten.
Angaben im Agenten-Chat prüfen und freigeben
Über einen integrierten Dokumenten-Chat kann das Team gezielt nach Informationen in der Lieferantenakte fragen. Die Übernahme in die Datenbank lässt sich unmittelbar aus dem Dialog heraus anstoßen. Das eigene Nachschlagen im Originaldokument entfällt damit in den meisten Fällen.
Entscheidend war für uns dabei von Anfang an: KI soll Arbeit übernehmen, aber keine Blackbox erzeugen.
Eine lückenlose Dokumentation erfolgt über Audit Trail und Zitatreferenz, die nachvollziehbar machen, wann ein Wert übernommen wurde und aus welcher Stelle des ursprünglichen Lieferantendokuments er stammt.
So lässt sich auch später noch nachvollziehen, wie eine Information entstanden ist.
Umsetzung: intensive Wochen in enger Zusammenarbeit
Innerhalb von rund drei Wochen entstand eine einsatzfähige Webanwendung mit Datenbank, KI-gestützter Dokumentenanalyse, Konfidenzanzeige, Freigabemechanismus, Dokumenten-Chat und Audit-Trail.
Möglich wurde dieses Tempo durch das Zusammenspiel mehrerer Faktoren: die hochwertige Datenbasis bei SPEICK, klar definierte Anforderungen und die enge Zusammenarbeit beider Projektteams. Offene Fragen konnten kurzfristig geklärt und neue Erkenntnisse unmittelbar in die Anwendung übernommen werden.
Die Nachhaltigkeits- und Verpackungsexpertise von SPEICK traf dabei auf die Erfahrung von SYSTECS in Softwareentwicklung, Datenintegration und KI. So entstand Schritt für Schritt eine Lösung, die nicht möglichst viel können soll. Sondern genau das Richtige.
Prozess: Nahtlose System-Integration ohne Datensilos
Vom Lieferantendokument zur Konformitätserklärung entsteht ein durchgängiger Prozess. Das ERP bleibt dabei ein wesentlicher Bestandteil der bestehenden Systemlandschaft. In der neuen PPWR-Datenbank liegen ausschließlich die Werte, die aus den Lieferantendokumenten stammen. Damit entsteht kein zusätzliches PPWR-Datensilo, sondern eine Verbindung zwischen vorhandenen Daten, intelligent aufbereiteten Dokumentinformationen und dem bestehenden Prozess zur Konformitätserklärung.
Die neue PPWR-Datenbank ergänzt das bestehende ERP-System und bildet die Schnittstelle zu Branchenplattformen wie ecoinform.
Ergebnis
Fazit: Digitalisierung, die zum Mittelstand passt
Das Projekt zeigt, wie sich regulatorische Anforderungen pragmatisch digitalisieren lassen: Bestehende Daten und Systeme werden weitergenutzt, während KI gezielt manuelle Arbeit reduziert.
So entstand bei SPEICK eine mittelstandsgerechte Lösung – integriert, nachvollziehbar und nah an den bestehenden Prozessen. Gemeinsam entwickelt.